Schnelle Entlastung im Rathaus: KI-Anwendungsfälle mit hohem Nutzen und wenig Aufwand

Kurz gesagt: Die besten ersten KI-Projekte im Rathaus sind unspektakulär: Postfächer vorsortieren, Veranstaltungstexte aus einer Mail erzeugen, PDFs barrierefrei machen, Protokolle vorbereiten. Sie haben ein wiederkehrendes Muster, brauchen keine Anbindung an Fachverfahren und lassen sich ohne Personendaten starten. Wer sie sauber nach Nutzen und Machbarkeit bewertet, hat nach wenigen Wochen sichtbare Entlastung.

24 Ideen an einem Tag, und die besten waren die unscheinbarsten

Im September habe ich einen Tag in einer Stadtverwaltung im Zollernalbkreis verbracht. Vormittags Einzelgespräche in den Fachbereichen, am Nachmittag ein gemeinsamer Workshop mit der Frage: Wo frisst Routine bei Ihnen Zeit?

Am Ende standen 24 Anwendungsfälle auf der Liste. Einige davon klingen nach Zukunft: eine Suche, die alle Akten und Laufwerke versteht, oder ein Assistent für Musterschreiben. Die Fälle mit dem besten Verhältnis aus Nutzen und Aufwand waren aber andere. Es ging um das Funktionspostfach, das jeden Morgen von Hand sortiert wird. Um Veranstaltungshinweise, die viermal abgetippt werden. Um PDFs auf der Homepage, die nicht barrierefrei sind.

Genau dort liegt der Einstieg. Dieser Beitrag zeigt, wie wir die Fälle bewertet haben und welche sich für den Start eignen. Die Stadt bleibt dabei anonym, die Bilder stammen aus dem echten KI-Fahrplan.

So bewerten Sie Anwendungsfälle: Nutzen und Machbarkeit

Jeder Anwendungsfall bekommt zwei Werte zwischen 0 und 100: einen für den Nutzen und einen für die Machbarkeit. Beide setzen sich aus mehreren gewichteten Kriterien zusammen. Beim Nutzen geht es etwa um Zeitersparnis, um die Zahl der Mitarbeitenden, die profitieren, und um die Wirkung für Bürgerinnen und Bürger. Bei der Machbarkeit zählen unter anderem Schnittstellen zu bestehenden Systemen, die vorhandenen Daten und Fragen von Datenschutz und Recht.

Wichtig ist weniger das exakte Punkteschema als die Disziplin dahinter: Alle Fälle werden nach denselben Regeln bewertet, und jede Einstufung ist begründet. Dann wird aus einer Ideensammlung eine Reihenfolge, über die man im Haus sachlich sprechen kann.

Use-Case-Matrix aus einem echten KI-Fahrplan: Anwendungsfälle nach Nutzen und Machbarkeit in vier Feldern, Details unkenntlich gemacht — Die Use-Case-Matrix aus einem echten Projekt, Details unkenntlich gemacht: oben rechts die schnellen Erfolge, oben links die großen Hebel mit Vorarbeit.

Aus den beiden Werten ergeben sich vier Felder:

Quick Wins (hoher Nutzen, gut machbar): Hier fängt man an.
Strategische Vorbereitung (hoher Nutzen, noch schwer machbar): große Hebel, die Vorarbeit brauchen.
Beifang (gut machbar, kleinerer Nutzen): lässt sich mitnehmen, wenn die Technik ohnehin steht.
Parkplatz (beides niedrig): vorerst zurückstellen.

Viele schnelle Erfolge liegen auf der Hand

In der Beispielverwaltung landete gut die Hälfte der Einträge im Feld oben rechts. Das ist typisch: Viele Aufgaben in der Verwaltung folgen festen Mustern, und genau darin ist KI heute gut. Fünf davon stelle ich im Folgenden genauer vor.

Fünf Anwendungsfälle im Detail

1. Mail-Vorsortierung im Funktionspostfach

In vielen Rathäusern kommen Anfragen von Bürgern, Vereinen und Gästen in einem gemeinsamen Postfach an. Jeden Morgen liest eine Person alle Mails und verteilt sie von Hand an die Kolleginnen und Kollegen. Die KI übernimmt diese Zuordnung und legt auf Wunsch gleich einen Antwortentwurf an. Nur die wirklich unklaren Fälle landen noch bei einem Menschen, und jede dieser Entscheidungen hilft der KI, beim nächsten Mal besser zu sortieren.

Warum das gut machbar ist: Die Lösung bleibt auf Ebene des Postfachs, kein Fachverfahren muss angebunden werden. Die Mails der letzten Monate liefern genug Beispiele. Weil gelegentlich personenbezogene Angaben dabei sind, gehört die Verarbeitung auf einen Server im Rathaus oder in ein deutsches Rechenzentrum.

Ablaufdiagramm vorher und nachher: Heute sortiert die Büroleitung jeden Morgen alle Mails von Hand, künftig verteilt die KI sie und legt Antwortentwürfe an, geprüft und gesendet wird weiter vom Menschen — Aus vier Handgriffen je Anfrage werden zwei: Die KI sortiert vor und entwirft, der Mensch prüft und entscheidet.

2. Veranstaltungstexte aus einer Vereins-Mail

Ein Verein kündigt sein Herbstkonzert per Mail an. Heute wird daraus von Hand ein Text für die Homepage, einer fürs Amtsblatt, ein Eintrag in der Tourismus-Datenbank und ein Beitrag für Social Media. Die KI liest Titel, Datum, Ort und Eintritt aus der Mail und schreibt vier Entwürfe im jeweils passenden Ton. Ein Mensch gibt alles in einem Schritt frei.

Dieser Fall gehört in der Beispielverwaltung zu denen mit der höchsten Machbarkeit. Die erste Stufe schreibt nur Entwürfe und greift noch in kein anderes System ein.

Steckbrief des Anwendungsfalls Veranstaltungstexte mit der Einstufung Quick Win, Nutzen 58 und Machbarkeit 87 von 100, Bewertungsdetails unkenntlich gemacht — Ein Steckbrief pro Anwendungsfall, jede Einstufung ist begründet. Die Bewertungsdetails sind hier unkenntlich gemacht.

3. Barrierefreie PDFs auf der Homepage

Öffentliche Stellen müssen ihre Dokumente barrierefrei anbieten. Viele PDFs auf kommunalen Homepages erfüllen das nicht: Es fehlen Struktur, Lesereihenfolge und Beschreibungen für Bilder. Die KI versieht die Dateien mit dieser Struktur und schlägt Bildbeschreibungen vor, eine Kollegin mit Ortskenntnis prüft das Ergebnis vor der Veröffentlichung.

Dieser Fall war der am besten machbare der ganzen Liste. Die Dokumente sind öffentlich, es gibt kaum Personenbezug, und an der Homepage ändert sich nur, dass die Dateien neu hochgeladen werden. Gleichzeitig ist der Nutzen für Menschen mit Sehbehinderung unmittelbar.

4. Veröffentlichungen aus dem Ordnungsamt

Straßensperrungen und ähnliche Hinweise müssen ins Amtsblatt, auf die Homepage und oft in weitere Kanäle. Das ist technisch derselbe Baustein wie bei den Veranstaltungstexten: Aus einer Vorlage entstehen Entwürfe für jeden Kanal. Wer den Baustein einmal gebaut hat, kann ihn hier ohne eigenen Aufbau mitnutzen. Solche Synergien sind ein guter Grund, Anwendungsfälle nicht einzeln, sondern als Familie zu betrachten.

5. Protokolle interner Besprechungen

Die Amtsleiterrunde wird aufgenommen, die KI erstellt daraus ein Ergebnisprotokoll mit Beschlüssen und Aufgaben samt Frist und Verantwortlichem. Die protokollführende Person prüft und gibt frei. In der Beispielverwaltung wurde dieser Fall von mehreren Beteiligten als größter Nutzen für alle genannt.

Steckbrief eines KI-Anwendungsfalls: Protokolle interner Besprechungen, Nutzen 64 und Machbarkeit 72 von 100, Bewertungsdetails unkenntlich gemacht — Technisch einfach, rechtlich mit Vorarbeit. Die Bewertungsdetails sind hier unkenntlich gemacht.

Hier zeigt sich, warum die Bewertung nach Kriterien hilft: Technisch ist der Fall fast ein Selbstläufer, der Engpass liegt bei Rechtsgrundlage, Mitbestimmung und Löschfristen. Das gehört vor den Start geklärt, zusammen mit Personalrat und Datenschutzbeauftragtem. Mehr dazu im Beitrag KI-Protokolle im Gemeinderat: Was geht, was ist erlaubt, was bringt es?

Was diese Fälle gemeinsam haben

Wenn Sie in Ihrer eigenen Verwaltung nach Kandidaten suchen, helfen diese Merkmale:

Das Muster wiederholt sich. Täglich oder wöchentlich, immer ähnlich aufgebaut.
Es gibt gute Beispiele. Alte Mails, bestehende Texte, vorhandene Dokumente.
Kein Fachverfahren muss angebunden werden. Die Lösung arbeitet mit Postfach, Dateien oder Texten.
Die Daten sind wenig sensibel. Idealerweise öffentlich oder ohne Personenbezug.
Ein Mensch prüft am Ende. Die KI liefert Entwürfe, keine fertigen Entscheidungen.
Der Erfolg ist messbar. Wie lange hat die Aufgabe vorher gedauert, wie lange danach?

Was nicht in die erste Welle gehört

Genauso wichtig ist die Frage, was man bewusst später angeht. In der Beispielverwaltung war die semantische Suche über Dokumentenmanagement und Netzlaufwerke der Fall mit dem größten Nutzen überhaupt, weil die Suche nach Unterlagen im ganzen Haus viel Zeit kostet. Trotzdem gehört diese Suche nicht an den Anfang: Sie braucht Zugriff auf viele Systeme, saubere Berechtigungen und eine Infrastruktur, die mit sensiblen Daten umgehen kann.

Ähnlich beim Assistenten für Musterschreiben. Nach seinen Werten hätte er zu den schnellen Erfolgen gezählt. Er kann aber erst sinnvoll starten, wenn die Verwaltung einen Katalog geprüfter Vorlagen aufgebaut hat. Denn die KI soll Vorlagen ausfüllen, nicht selbst Rechtsgrundlagen formulieren.

Solche Fälle landen im Feld „Strategische Vorbereitung“. Sie werden parallel vorbereitet, während die ersten schnellen Erfolge schon laufen.

Liste der ersten Umsetzungswelle mit vier KI-Anwendungsfällen: barrierefreie PDFs, Mail-Vorsortierung, Veranstaltungstexte und Veröffentlichungen des Ordnungsamts — Die erste Welle: vier Fälle, die ohne technische Vorarbeiten starten können.

So starten Sie in Ihrer Verwaltung

Fragen Sie die Ämter. Kurze Gespräche vor Ort bringen mehr als jede Umfrage. Die Leitfrage: Welche Aufgabe würden Sie am liebsten nie wieder machen?
Sammeln Sie alles auf einer Liste. Auch Ideen, die zunächst unrealistisch wirken.
Bewerten Sie nach Nutzen und Machbarkeit. Mit festen Kriterien und kurzer Begründung pro Punkt.
Starten Sie mit drei bis vier Fällen ohne Personendaten. Das senkt das Risiko und bringt schnell Ergebnisse.
Messen Sie nach einigen Wochen. Und nehmen Sie die Erfahrungen mit in die nächste Welle.

Binden Sie Personalrat und Datenschutzbeauftragten von Anfang an ein. Es geht um Entlastung, nicht um Stellenabbau, und das sollte von Beginn an klar sein.

Wie so ein Auftakttag und der KI-Fahrplan in der Praxis aussehen, beschreibe ich auf der Seite KI für Rathäuser und Kommunen. Einen breiteren Einstieg ins Thema finden Sie im Beitrag KI in der Verwaltung: Wo kleine Kommunen jetzt anfangen sollten.